太原学院院长办公室 简介
【院长办公室工作职责】 q8!8kg4?1wI4;9U
院长办公室是学校行政工作的综合职能部门和办事机构。主要职责是： U8?5Ul3.2FG4!7y
一、贯彻执行党和国家的方针、政策以及上级主管部门的指示、决定，协助学校领导统筹协调、办理综合性事务。 W45pS2+6HQ5=3K
二、围绕学校中心工作，组织开展调查研究，适时收集各类有关信息和数据，做好分析和整理，提出意见和建议，为学校行政决策提供依据，做好参谋。 R5-1GU2=3sP4~10
三、负责起草学校综合性行政工作计划、总结、报告、行政规章制度等材料。 k4=7ze9.6fW6.3F
四、负责上级行政部门来文的批阅、传阅、催办和归档，负责以学校和院长办公室名义上报或下发文的审核和归档工作。 s8~,Ei1;5tA3!3w
五、负责院长办公会议、院长专题工作会议、全院性行政会议的组织、记录和会议纪要编发工作。 k9-6ox1!2ZY9-9k
六、负责学校行政决策、院长办公会议决定及重要行政事项的督办及落实情况的检查，督促和引导各部门按期完成相应工作任务。 e7!6md5:5gB9+6Y
七、负责学校的对外联系和公务接待工作。负责学校会议室的日常管理工作。负责管理学校公务用车、通勤车和学生实习用车。负责学校总值班室的工作安排和全员节假日时间的安排。 L3:4xP,~6EO4:9P
八、负责审定各部门行政印章的刻制。负责开具对外行政介绍信。负责管理使用学校印章、院长印鉴、事业单位法人证书。 f9?2LZ,:7Gt1:6Q
九、负责协调各部门信息公开工作。负责“院长信箱”、“市长信箱”、“人民网”和“便民热线”有关问题的受理、协调及答复工作。 i1:4Op3~9UU,+4d
十、负责学校各类文件、材料的打印、复印工作和全院报刊、文件、书信、邮件等的收发工作。 c6?7kD5;6sO92E
十一、负责学校外事工作。 Y,9ij5=8ea1+5h
十二、负责协调学校法律事务工作。 C5-5lI9;4TS2!4P
十三、负责学校办公自动化系统建设发展规划。 e1-5Nf5~5xd1:7U
十四、负责校友工作。 k3.7pb82R07?5d
十五、完成上级部门及学校交办的其他工作。 B,9Qv1;7KO5:6U
【科室职责】 d3?,PZ7?6eo4-4x
院长办公室下设四个科室：综合督办科、文秘科、信息科和外联科。其工作职责如下： Z1:8Vp7;5Xd4!9o
综合督办科工作职责： D2.,EH,=8AY5=1E
1、印章管理。负责管理太原学院印章及院长、副院长名章、太原学院校长办公室印章。办理各学院、机关启用新章手续，办理事业单位法人证书和机构代码证年审，管理事业单位法人证书、机构代码证。负责开具介绍信和证明信等公函。 x5.1ZX3:4NJ6=7G
2、资产管理。做好校院领导办公用品的采购、配置等工作,负责办公室固定资产的新增、报废、转账、预算、上报以及相关电子档案的登记与管理。 x,;9Kk1.4xQ2!,e
3、信访工作。负责接待、受理群众来信、来访、来电，做好上报、协调、督办、反馈工作。 n9.8Hg4.3Xg5;3Z
4、档案工作。负责用印凭单、上级来文、校内请示报告、各类文件、会议记录和纪要、调研报告等办公室纸质档案、电子档案的归档，做好校领导相关档案的收集和管理。 W7!5rQ2;,ab5!8B
5、行政会务和接待工作。负责会议通知及会议室安排和管理。负责组织、承办、协调学校重要会议、重大活动。，安排协调校领导的校务活动和联系基层活动，协调处理校内突发和重要事件。负责校领导公务出行安排。负责协调公务派车。 x4;5eV1;7oP9?2G
6、负责办公室日常管理，包括人员考勤记录和年终考评，征订、收发、管理信函、报刊和图书资料，处理废旧报纸，邮寄、领取信件、包裹和汇款单，采购、发放日常办公用品，做好相关财务管理，安排节假日值班，管理与使用办公室备用钥匙。负责校领导服务工作，包括办公场所保洁、环境维护和办公物品保障、报刊征订等管理工作。 08+3ND8~6Xz8;6g
7、办公室内部规章制度建设。 f4=7eJ1:3Ja8~5f
8、负责督察督办校领导安排的各项行政工作，及时向校领导汇报落实情况。 W8;2Ew1!2Uo4+5b
9、其他包括工会工作等。 Z8~3Jw9;4wQ9:2y
10、完成校领导及办公室领导交办的其他工作。 e,?9K08-,Fi5~7E
文秘科工作职责： F3!9ni,7LA6:3p
1、办理上级来文、校内请示报告。负责签收和登记来自本校外部的公文，接收和办理校内各单位提交的请示报告；接收涉密文件、内部明电和传真电文，严格执行保密规定，做好各种涉密文件资料和校内内部文件的保密工作。 o,:2ZL1=7AQ,=6e
2、负责重要文件和请示报告的转发和落实结果的反馈。 I92ca2-8Ss4=9M
3、草拟、整理以学校或校行政领导名义发布的讲话、报告、汇报、工作总结、工作要点等文字材料。 q,:8LW8:6eb7:4g
4、草拟、审核、印发太原学院文件、太原学院院长办公室文件和以学校名义印发的函件。 L5+1gu28qn5.1t
5、收集校长办公会议题，整理会议记录和会议纪要，下发院长办公会决议通知单；负责专题会议记录和会议纪要；负责办公室工作会议记录；汇总各类会议签到表。 M4?3ox,!5Dv6+6W
6、编印年度资料汇编。 V,!3Xr4:7GF21p
7、开展调查研究，为领导决策提供相关资料。 Q3;1Kl5;4zq1;8g
8、及时收集学校近期教学科研、学科建设、师资建设、人才培养、国际交流、校园建设、资产管理及后勤服务等方面工作动态及学校重大活动有关情况，负责行政工作信息的记录、收集、整理、提供工作。 k1-,ZE2-3wA5.6S
9、整理、保存学校重大活动、重要会议、校园景观及学校领导外出考察等相关资料，促进学校行政工作的规范化。 X,=6Pj5+8HQ9;4A
10、完成校领导及办公室领导交办的其他工作。 n4~1ee5=3Aw7.2n
信息科工作职责： O9-5Ix2;9pu7.3n
1、参照国家有关信息标准，组织起草学校信息化建设相关规范、标准，加强校园内部信息资源整合，集成各种业务信息服务，推进部门信息化管理以及部门之间的信息共享，提高信息资源的利用效率，为校园信息门户平台的建立奠定基础。 S3.6jW,~6Xe4;6v
2、统筹推进学校信息公务、信息（校务）公开网站建设，编制学校信息公开工作年度报告。 r4=4hQ2;4Dq16g
3、参与学校办公自动化系统的建设和管理工作，充分发挥办公系统内部通信平台及信息发布平台的作用，实现文档管理及工作流程的自动化，辅助日常事务性工作的开展，提高行政管理工作效率。 E3:3Mr3;,eJ,=9Y
4、规范学校各类数据的信息统计、报送流程，负责向校内外单位提供学校基本统计数据和专项统计数据，做好各类统计数据的数字化管理和归档工作。 z3:1MQ3+2DS6?1W
5、密切关注并掌握校内外各种BBS有关学校的热点话题，处理“院长信箱”中的信件，重要情况及时汇报并与有关部门联系，妥善处理，做好网上舆情办理工作。 Z5;2DD8=5FF,?9S
6、制作和维护办公室网站主页，及时更新信息，丰富网站内容。 q3-4UH7;8uA4?7K
7、维护、管理办公室所使用的仪器设备，做好办公室信息知识普及工作，提高办公室人员的信息业务能力。 t2;7tN9:3SN4-1Z
8、完成校领导及办公室领导交办的其他工作。 Y4.5vf2=2og55A
外联科工作职责： c9;9TR3=4XF7?2l
1、加强与上级部门、社会各界和兄弟院校的联系，积极开展对外交联络工作，促进我校与国（境）外高等院校、科研学术机构及知名学者间的合作与交流，为我校对外交流与合作搭建平台，为广大师生开展国际交流合作提供服务。 r,+1PD8;1qH28C
2、做好学院有关法律事务工作 X1;4zB4!7tu8~9Y
3、负责校友会工作。 N95in1=6iP3?1P
4、负责学校对外协作、重大活动的策划及组织协调，负责有关部门和院校来校视察或访问的联络接待工作，协助院内一些重要会议的安排布置。 w2;2Bt4-3HK5-,V
5、负责协调落实学校领导参加校外单位相关活动及相关信函（贺信等）。 E1~,BA4~8bN13X
6、负责学校对外合作协议的签订管理及跟踪落实工作。 U33Rh2.5Xz9-4Y
7、负责学校对外联络合作政策和规章制度的研究和制定。 T,:8cy3:9bE,+8W
8、负责收集全校各单位对外合作需求信息，拓展与社会各界合作交流渠道，创造条件开展多种形式的交流、合作与共建，为学校的教学、科研、人才培养创造合作条件。 d3?3ls7-5Ip8-,D
9、完成校领导及办公室领导交办的其他工作。 g2+7Sz7:1gj6~7y
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