上海大学档案馆

上海大学档案馆简介

上海大学档案馆成立于1994年5月，是在上海工业大学、上海科学技术大学、原上海大学、上海科技高等专科学校的档案部门基础上合并而成的。1998年3月，钱伟长校长为上海大学档案馆题写馆名。1999年5月9日，国家档案局批准上海大学为“国家二级”档案管理科技事业单位。2001年3月，上海大学档案馆搬迁至上大路99号新校区内，结束了以往多个校区分散管理状况，实现了档案的集中统一管理。学校设立档案工作管理委员会，校长任主任，分管档案工作的副校长任副主任。档案馆作为正处级建制的常设机构，既是全校档案工作的行政管理部门，又是永久保存和提供利用档案的保管基地。 S,:3pp6!5EP1?8D

档案馆有上海大学（1922-1927）、上海科学技术大学（1958-1994）、上海科技高等专科学校（1959-1994）、上海工业大学（1960-1994）、上海大学（1983-1994）、上海大学（1994-）和钱伟长全宗计7个全宗的档案，设有党群、行政、教学、科研、外事、设备、基建、财务、出版、声像、人物、实物、学生档案等13个档案门类，现档案馆馆藏档案148,361卷（件），在校学生档案48,496卷；档案目录中心目录数据为2034，097条，电子档案数据总量达4.119T。 O5+6kk2-5Dv2;4w

档案馆建筑面积1800平方米，其中库房近800平方米，实现了办公、阅档、库房和对外服务四分开。档案馆基础设施较完备，配备了自动温控系统、视频监控系统、密集架、防磁柜、复印机、数码相机、扫描仪、光盘刻录机、计算机等现代化设备，配备有防火、防盗自动报警系统，通过人防、物防和技防等手段确保档案库房的安全，保证档案实体和信息的安全。 O6:4GV7+,ut5=8d

档案馆现有工作人员21名，其中具有研究生学历13人，占62％；高级职称6人、中级职称15人，总共占100%；档案专业毕业5人，占26％； 40岁以下人员8人，占38%。档案管理人员的学历、职称、年龄、学缘结构逐步优化。 I4-,yn9~7Bz88M

随着学校的发展，档案馆业务范围也相应扩大，为了更好地适应学校发展的需要，根据档案工作的职能，档案馆多次对馆内机构进行调整。档案馆现设：收集指导室、保管利用室、学生档案室、综合办公室4个室。全馆人员实行定编定岗、定期轮岗，不断强化内部管理，探索建立有自身特色的以目标和结果为导向的定性定量分类考核机制，朝档案工作的职业化、规范化和精细化方向不断努力。 j7!7UL,.3lE6:2I

上海大学档案馆经过27年的不懈努力，档案管理水平与服务质量不断提高，档案工作获得了上海市教委、上海市档案局和学校的肯定，也获得了各类荣誉称号：2007年获“上海市三八红旗集体”，2008年获“上海市档案系统先进集体”，2010年获上海市教委系统“巾帼文明岗”。2011年11月，在接受上海市教委、上海市档案局对贯彻《高等学校档案管理办法》（“27号令”）检查考评中，上海大学档案工作获得“优秀”的等第。2012年获上海市档案局颁发的上海市第六届档案馆日宣传月的表彰证书。2013年，“务实创新‘值班馆长’党员先锋示范岗服务师生”项目获学校优秀组织生活案例并获得学校2011-2012年度“文明窗口”称号。2014年8月28日，上海市档案局刘志成副局长率检查组来校对贯彻《档案法》工作进行行政执法检查，高度肯定我校档案工作“保障到位、基础扎实、机制创新、成效显著”。2014年，被上海市档案局认定为全市首批20家档案工作示范单位之一（上海高校唯一一家），获上海市档案局颁发的上海市“第八届档案日宣传活动组织奖”荣誉（上海市属高校唯一一家）。2015年获学校2013-2014年度“文明窗口”称号，“为党管档，为校守史——档案馆支部创新开展口述采访工作”项目获学校2014年度优秀组织生活最佳案例奖。2016年3月，再获“上海市档案系统先进集体”表彰，并代表上海高校作书面交流发言。2017年，获学校2015-2016年度“文明部门”及2015-2016年度“三八先进集体”称号。2018年，荣获上海市档案学会高校专业委员会先进集体和“2016-2017年度上海大学校园综合治理先进集体”称号，“泮池倾听——上海大学口述实录”入选学校第四届校园文化建设品牌， 档案馆党支部被评为 “上海大学先进基层党组织”。2019年9月，上海大学档案馆再获“上海市档案系统先进集体”荣誉。 d3~6Fv3;7gs4=9W

从2012年开始，档案馆以“不进则殆、缓进则退”和“有为才能有位”的精神自我加压，理清思路，梳理职能，明确自身定位和发展目标，不断以改革促发展，着力加强内涵建设，逐渐形成了务实中求创新的工作特色，围绕制度建设、机制建设、质量建设、文化建设和数字档案馆建设推动档案工作的快速发展。特别是建立了档案工作收管用“965”工作机制，彰显了上大档案工作的创新亮点。 2013年开始，档案馆建立了三位一体的服务大厅和新的服务模式，同时以“值班馆长”制度品牌提升服务形象，开通档案远程服务利用系统，服务窗口实行工作日中午不间断的运行模式，做到线上线下同步开展服务，实现即时取件、预约取件和快递送件3种服务模式，极大地便利了师生校友对档案的利用。 C,+,aN1,dc3?7R

档案馆在为学校和社会提供档案利用的同时，还不断注重档案信息的开发利用，加强档案编研，先后撰写和汇编了《上海大学档案馆指南》、《上海大学档案馆全宗介绍》、《上海大学机构沿革表》、《上海大学档案工作规章制度汇编》、《馆藏钱伟长档案精编》、《上海大学学生名录》、《上海大学毕业生档案转递情况汇编》和《上海大学大事记》、《档案管理工作手册》、《员工手册》（2013年、2015年、2018年版）、《上海大学档案工作规章制度汇编》（2018年版）、《上海大学档案工作规章制度汇编》（2019年版）。 o8-9bG3-7RW9!3V

档案馆挖掘馆藏资源，编写了《上大记忆》一书。《上大记忆》从1922年的上海大学写起，记录了合并前四个学校的历史发展轨迹，以及新组建的上海大学发展新貌，全书约30万字，2012年正式出版。2014年正值新上海大学组建20周年，也是上海大学档案馆建馆20周年的纪念。为了梳理走过的二十年历史，回顾盘点以往所做的工作，以期留下点滴痕迹并更好地走向未来，档案馆编写的《回眸——上海大学档案馆建馆二十周年纪念》一书由上海大学出版社正式出版。本书由汪敏副校长作序并担任主编，由凭海临风、美好回忆、岁月留痕、兰台实践四部分组成，配有70张照片，共31万余字，全面展现了档案馆20年的发展历程和取得的成绩，见证了档案馆全体同志高度的向心力和默默耕耘的工作精神。2015年，档案馆结合对档案工作的理解和实践编写了《上海大学档案管理与服务规范》一书，11月份由上海大学出版社正式出版。是学校档案工作改革发展建章立制的成果，也是2014年8月28日上海市档案局刘志成副局长率队对上海大学档案工作进行行政执法检查并高度肯定上海大学档案工作“保障到位、基础扎实、机制创新、成效显著”后希望总结可复制可推广经验的具体落实，突显了上海大学档案工作务实与创新的特色。2017年1月，由档案馆同志 历时三年多完成的学校第一本口述实录——《泮池倾听——上海大学口述实录》正式出版。该书是在对学校2位院士、9位教授（研究员）的口述采访实录和建立人物档案基础上辑集整理而成，是留存学校历史、传承校园文化、弘扬大学精神的编研成果。2019年，上海大学档案馆完成校史馆建设，并以校史馆建设为契机，出版《档案里的上海大学（1922-1994）》和《上海大学史话》两书。2020年，整理编辑出版《民国日报中的上海大学》，传承红色基因，弘扬红色文化，落实学校立德树人根本任务。 s7?3DA7+4Jj9-2T

档案馆每年结合“国际档案日”宣传活动和校庆积极开展档案的文化宣传工作。2012年6月，档案馆举办的《馆藏钱伟长档案图片精粹》获得上海市档案局的市级表彰，并写入上海市档案局2012年的书面工作总结中。2013年6月，举办《日新其德 止于至善——于右任与二十世纪二十年代的上海大学图片展》。2014年5月，举办《光影中的上大微生活图片展》，得到《上海档案》杂志和中国档案信息网的相继报道。2015年5月，举办《铭刻——上海老报业中的上海大学展览》。2016年5月，主办《泮池美意——“上大八十一景”创意手绘展》影响广泛，澎湃新闻等媒体予以报道，“上大八十一景”小册子作为学校送给2016届毕业生的礼物，校园风景文化品牌正在形成。2016年11月，服务学科建设，配合《小三线建设研究论丛》新书发布，举办“难忘的岁月——上海小三线建设”图片展，得到新华社、人民网等主流媒体报道。2016年，档案馆还主动围绕校庆和上海美院成立，运用新媒体“上大兰台”微信平台发布“图说上大”系列微信。2017年5月，举办“走在上大路上——上大人镜头中的校园”摄影图片展。11月，举办“师承泮池：《泮池倾听——上海大学口述实录》首发暨教授人物档案图片实物展”开幕式。 还利用人物档案开展教授治学精神的宣传，在校报刊登《泮池记忆—上海大学口述实录》人物档案的口述实录。2018年，档案馆围绕学校中心工作，配合学校第3次党代会的召开，举办《风展红旗如画—档案里的新上大党建会议和党代会》专题展览。为配合上海大学2018年校友值年返校活动启动仪式暨原上海科学技术大学建校60周年校友返校聚会活动，2018年5月19日---6月9日，档案馆在嘉定校区举办“科大记忆撷影”图片展，并为活动提供主要宣传材料。2020年6月9日-6月30日，举办“于‘红流’中--上海大学校史图片展”。这些档案信息的挖掘、编研和宣传，彰显了档案信息的文化传播功能，为学校历史的留存、办学特色的凝炼和校园文化的传承添砖加瓦。 01!2VD6!5Au2?7V

在实现规范化管理的同时，档案馆注重加强档案信息化的建设。档案馆于2006年10月引进“南大之星”档案管理软件，并于2009年在全校推广使用。档案馆还研发了学生档案传递管理系统、历届学生学历、学位、成绩证明管理系统、研究生论文归档管理系统以及档案工作综合管理平台，极大地提高了工作效率。为加快档案信息化建设步伐，提高档案工作的管理水平和管理效率，上海大学档案馆根据学校档案工作的实际状况，将上海大学档案信息化建设分成三个阶段进行：档案目录中心建设、电子文件归档与管理、数字档案管理系统建设。上海大学档案目录中心数据库现已有2034，097条目录，实现了四校合并前后七个全宗的档案可被无缝检索利用；2013年完成了《档案综合利用平台》项目的研发并上线服务；2014年5月，馆藏存量档案数字化项目获准立项并开始实施，至今已完成了3期的建设，并实现了增量档案的数字化；2015年在全校推广新档案管理系统。2016年9月，档案远程服务系统开通运行，实现了线上线下同步开展服务的模式。2018年档案信息系统升级项目获得立项。2020年档案信息系统升级项目完成。这些信息化建设都为数字档案馆的建设打下了坚实的基础。 j2-9Bj9!6Ss7-2F

上海大学每年招收本科生、研究生10000余名（其中本科学生和研究生各5000名左右），这些学生档案都进入档案馆管理。目前，在校学生档案共46106卷。学生档案管理实践中形成了一定的管理特色。在管理制度上，制定了《学生档案管理办法》、《学生档案转递制度》、《本科生、研究生档案归档范围》等规章制度，使管理工作规范化、制度化。在管理内容上，档案馆将学生档案归档范围目录公开，多次举办宣传教育活动，通过网络介绍学生档案管理的相关知识，解答有关问题，提高学生对档案的认识。在管理方式上，档案馆研制学生档案管理系统，并建立学生档案数据库, 学生在档案馆网站上只需输入姓名、学号，就能实时查询，及时了解个人档案的转递去向。2015年6月，学生档案转递由机要转递改为EMS专递后，档案馆及时升级学生档案管理系统，实现无缝衔接。2018年，档案馆对学生档案实行管理改革，不断提升民生档案的服务能级。 s8:7Nt7:3qo7?7B

馆藏档案反映了学校创建、变迁、发展的真实历史和取得的成绩。上海大学档案馆为学校决策、管理改革、编写校史、校庆展览、教学评估、校友联络、学生出国、工资福利、房产查询认证等提供了大量的依据性、凭证性文字材料，切实履行了为党管档、为校守史和服务大局、服务民生、服务社会的职能，产生了良好的社会影响。 X1:,ia5+2Fx8.5x

(2020年12月31日) s7?6ZO4:9YR1+,U

工作职能

一是基本职能即依法行政管理的职能，即依照《档案法》等法律法规规章等对学校发展形成的档案资料进行收集、保管、利用的职能。 i8~3bE3;7LZ9=2B

二是作为学校公共服务平台的服务职能，为学校决策、部门工作查考、师生校友利用档案提供优质、高效、便捷的服务。 n2=4KV9=9Fa9!3g

三是档案文化传播职能，利用档案资料进行编研、展览及开展“国际档案日”宣传活动等。 m6~1eg7;,TR2=9r

曾获荣誉

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1998年获得上海市“巾帼文明岗”称号 c6!,hY38qd1!4h

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1999年获得国家二级科技事业单位档案管理单位称号 e3.8bU1=5hP6~8Y

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2003年获得上海大学“三八红旗集体”称号 X1!8sF7;4wC6~1k

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2003年获得上海大学“文明窗口”称号 l5:3Sl5!,zg17j

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2006年获得市档案局普法宣传教育“先进集体”称号 R5-2lV3.4Xp78W

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2007年获得“上海市三八红旗集体”称号 a38Qn8;,UJ6?8B

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2008年获得“上海市档案系统先进集体”称号 M3+6xT2-4qG7+1v

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2009年获得“上海大学“巾帼文明岗”称号 j5;3Mv4~8qR6!2N

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2010年获得上海教育系统“巾帼文明岗”称号 K9=1Oi1-,Xr7:7I

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2011年“27号令“档案工作检查等第为优 K5;,tH8;4xm4-3d

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获得学校2011-2012年度“文明窗口”称号 D7-4Kx1!5sM2?4R

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2012年11月 在第六届上海市档案馆日宣传月活动中受表彰 z,.5Dw5-4kG8;7i

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“务实创新‘值班馆长’党员先锋示范岗服务师生”项目荣获上海大学2013年优秀组织生活案例 J7=3tj4:7Bi9~8n

2014年在上海市档案馆日宣传月活动中受表彰 s8:2OJ6~2vP6~7C

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2015年获得“上海市档案系统先进集体”称号 d8:1yx9!9uD7.9u

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2015年获得“上海市档案系统先进集体”荣誉证书 k2;4yO4~3xf6.5l

发展愿景

上海大学档案馆发展的战略性思考 Y5=4Id6.8cZ6:9n

根据当代档案馆发展的趋势和国家档案服务方向的转变，为进一步发挥档案馆的资源储存功能、信息服务功能和文化传播等功能，上海大学档案馆的发展愿景如下： R7-9ee4?1PE8+2H

（1）强化数字档案馆建设。数字档案馆建设是信息化时代档案资源管理的必然要求，也是档案馆建设和发展的主导方向。为了适应学校建设国际知名、国内一流、特色鲜明的综合性研究型大学战略目标的需要，进一步加强档案馆内涵建设和数字资源建设，逐步推进上海大学数字档案馆建设。上海大学数字档案馆建设除了完成现存档案目录中心建设外，还要配合学校信息化整体规划逐步推进电子文件的接收管理工作；逐步开展馆藏档案的数字化扫描工作，构建上海大学数字化档案数据库；积极开发档案管理软件，逐步实现根据权限远程调阅档案、网络查询、预约服务等功能，以更便捷更高效地服务于学校中心工作和全体师生及校友。 l6:9sL9!20V7-3j

（2）强化档案资源体系、保管体系、利用体系和服务体系的建设。加强各类档案资源收集、整理、编目和著录的精细化；建立和完善新型载体档案、电子文件的整理编目规范与机制；加强档案公共服务和开发利用，特别是民生档案管理与利用服务。根据国家档案局“三个体系”建设工作的要求和教育部《高等学校档案管理办法》（27号令）的相关文件精神，转变工作思路，进一步加大学生档案、学生学籍档案、毕业论文和人事管理等涉及民生内容档案的收集、管理、开发和利用工作，服务学生、服务教职工、服务教学管理、服务学校发展，形成自己的特色，提高学校的凝聚力和认同感。 M,9Fv,.4hJ2.2l

（3）强化档案的文化传播功能。围绕学校发展目标，充分挖掘、整合并利用钱伟长等著名科学家的资源优势，加强对学校知名学者（包括自然科学和人文社会科学）的“名人档案”和重要科学研究成果档案的收集和管理工作，通过名人档案展、上大记忆、校史展览、科学家事迹介绍和科学成果展等，营造学校的科学文化氛围，培养大学生的科学素养、科学精神和科学追求。同时，拓展服务对象，为中小学及周围社区提供科学教育服务，形成社会辐射力，进一步增强上海大学的社会影响和品牌优势。 t4.6hz6?5Ed4:9J

（4）强化人员队伍建设。建立一支年龄、学历、学缘、职称合理又踏实肯干的档案工作者队伍以及学院、部门兼职档案员队伍。进一步完善业务考核办法，形成奖勤罚懒的机制，营造“严谨求实、热情高效”的工作氛围，朝档案管理的职业化方向发展。 m,+,Mm5-2MT4+7c

（5）强化档案制度建设和安全保密管理。进一步建立和完善各项管理和业务制度，形成动态化的管理机制。建立档案安全保密监督机制，开展档案安全检查，实施重要档案数据异地备份制度，进一步完善安全保密防护措施和应急预案，确保档案实体和信息的安全。 e9~1j03-8st3:7A

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