武汉软件工程职业学院档案馆简介
2013年7月，在我校党委的关怀与指导下，我校档案馆正式成立。2013年之前学校设置了综合档案室并挂靠在校行政办公室。目前我馆共四名工作人员，其中具有副高级专业技术职称的人员两名、档案学硕士一名。全馆工作人员在党委的领导下，肩负着“为党管史、为国守史、为民服务”的神圣使命，认真履行“存凭、留史、资政、育人”的职责，本着实事求是的工作原则，努力做到常规工作有规范，服务质量有提升。2014年是我校绩效目标管理的第一年，校档案馆按学校绩效目标管理的总体部署，圆满地完成了2014年度绩效管理各项目标工作任务，包括制定档案管理办法及制度、收集建校以来往来协议及合同、清理历年上级发文并归类汇总、为我校骨干校建设提供档案资料支持以及档案馆新馆建设的选址、设计招标等工作。 z9+7Hm8-7JV7~6h
我校档案馆新场馆位于我校综合楼一楼西侧，基建总投入76万元，总建筑面积1200平方米，其中档案资料保管库房250平方米，陈列展览室600平方米。目前学校已在档案硬件设施设备方面投入将近40万元，后续学校将按国家档案管理有关规定和省、市档案局有关要求在档案管理软件等其他设施配备方面投入资金，以完善我校档案馆建设。 B1;2Sp9-6Xj6!7Q
我们将以新场馆建设为契机，实现全部馆藏的重新布馆调整，文书档案、财会档案、实物档案等各类档案得以分类存放，馆藏分布科学、合理，便于管理和利用。学校新档案馆按达标要求设立阅文室、查询接待室、陈列展览室、办公室和信息工作室，区域建设做到办公室、库房、阅文室、陈列展览室分开，配备适应工作需要的计算机、服务器、复印机、打印机、扫描仪等。库房按国家档案管理规定做到按全宗、按类别相对独立存贮，建设满足防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防高温、防强光等防护要求。真正实现档案工作“三室分开”的要求，极大改善档案整理和档案查阅的工作环境。 v86Ex1~6iF64V
新场馆建成后，下一步我们将全力投入搬迁工作，制定周密的搬迁方案，保证顺利实施档案馆的搬迁，做好各种防范工作，杜绝档案等物品丢失、损坏等现象的发生，确保档案的绝对安全。我馆全体工作人员将在各级领导的关怀与支持下，以饱满的热情投入新的紧张的工作中，不断加强档案工作职能，抓紧组织开展档案工作规范管理达标申报工作。 G5:5Je27Pt3-2h
2015年档案馆建设概况
新馆搬迁
我校档案馆在学校党委的关怀及支持下已顺利搬迁至新址。在搬迁过程中所有档案、资料及设备等实现了安全有序的整体搬迁。从上学期开始，我们就已着手制定档案馆搬迁方案，在详细核对了原有馆藏数量及做好了新馆档案存放定位工作的基础上，我们对搬迁工作做了细致安排，明确了各自的分工，并做到了责任到人，为档案馆搬迁工作又好又快地完成创造了条件。由于档案工作的保密性等特殊要求，必须由我们馆内工作人员自行完成所有档案资料的打包、整理、上架工作，以保证档案的完整与安全。为此，我们克服了时间紧任务重、人员少工作量大等困难，利用暑假等休息时间，分类打包档案资料多达500多包，并抓紧上架，按时完成了所有搬迁相关工作。 x8~5ev7;8jW9,v
此次档案馆搬迁，是我校档案工作科学发展的重要体现，充分表现出我校领导对档案工作的重视，同时，也是对我们做好档案工作提出了新的要求。我校档案馆新场馆位于综合楼西侧，总建筑面积1200平方米，其中库房250平方米，保管条件好、存放空间足、基础设施到位，为我校档案工作的发展创造了良好的条件，在此我们衷心地感谢学校党委对档案工作的重视和支持，我们对档案工作的发展前景充满了希望，做好学校档案管理工作也将是我们责无旁贷的使命。自搬迁新馆以来，我校档案馆克服困难，加强统筹协调，合理分配工作，一方面做好新馆安全保卫和档案资料保护工作，接受日常查阅利用档案业务；另一方面做好档案资料的拆包整理上架工作，抓紧完成新馆档案专用设施设备的配套和调试。下一步，我们的工作重点是抓紧完成我校档案工作目标管理达标工作。相信在各级领导的支持及带领下，我校的档案工作将迈上一个新的台阶。 b7:,OZ6!5dF1.7A
目前，我校档案馆在硬件设施方面已配备比较齐全，但其他方面离达标还有一定距离，我们还有很多工作要做，以下对我馆目前存在的问题进行简要分析，并提出一些对策，可能不全面，或者有误，请领导批评指正。 i3:6ZV6:9Sy1?5e
存在问题
一、收集资料困难 Y1.6Rh8~1yw1.8L
档案收集工作，既是档案工作的基础，又是一项艰难的工作。对我校档案馆来说，档案收集工作难做的现象由来已久，档案资源结构并没有得到很好的改善。究其原因我们认为有以下几个方面：1、档案意识薄弱，这是一个普遍的社会现象，但它的产生无疑给档案工作增加了难度，如果都认为档案工作与己无关，必定会影响到档案资料移交工作的进展。2、档案资料移交工作没有列入部门的考核范围，是否完成移交工作并无大碍，致使有价值的大批档案资料不能接收进馆。3、对档案认识有误，没有站在档案为全社会服务的角度以及历史的角度去认识档案，本位主义领先，只图自己用着方便，或者怕交给档案馆保存不放心而自己保管，导致很多档案资料收集不上来。 Y9+5FB6~3vS9+1f
二、数字化工作尚未启动 G7:8uC1.7vW7=4d
目前我校档案馆档案管理工作尚未启动数字化工作，仍在原始的档案管理方式阶段，这样的方式已经跟不上时代发展的脚步，更重要的是严重影响了档案管理工作的效率。档案数字化建设是利用先进的信息技术和网络技术，对档案进行科学、有序、高效的智能化和数据化管理。纸质档案在保存中对外界条件要求较高，档案寿命的长短与档案保管环境及保护技术有着极密切的关系，为了更好地保护纸质档案，提高档案利用率，以适应信息时代档案工作的发展需求，我们务必与时俱进，抓紧开展档案数字化工作。 O9.2qj8~5gA,+2K
三、大量老档案亟待抢救 v3=4VB8-9BM5-4R
学校历经几次合并后，档案工作也同时受到影响，一方面馆藏数量增加了，另一方面馆藏内容复杂了。各个学校的档案管理水平参差不齐，合并时，没有对档案进行严格的移交程序。经过仔细地清理，我们发现老校一些档案严重缺损，例如纺校、工交的学籍类档案中部分仍不知去向；有些学校的部分合同类档案有待归档。我校档案馆馆藏的学籍档案最早可追溯至1953年，其中几所老校的部分学籍档案已不同程度地存在破损、酸化、褪变等现象，例如部分招生录取名册，档案形成时是用油墨蓝色字迹打印，这些字迹只要时间稍长，很容易出现扩散，并且渐渐变成模糊不清，难以辨认。我们必须充分认识到抢救与保护这些老档案的重要性和紧迫性。 H9:4MI6+,ak4;1v
四、武汉市广播电视大学档案管理工作停滞不前 p1+8Eh4!5MV8!1e
2003年，武汉市广播电视大学的档案工作已通过了省一级的达标复查，但合并成武汉软件职业学院后，电大的档案工作处于停滞不前的状态，严重缺乏管理，达标也早已失效。究其原因我们认为：1、重视程度不够，致使档案管理工作停滞不前。2、缺乏完善的制度，导致档案管理工作不规范。3、人员配备不足，增加了档案管理工作的难度。如何重整电大档案工作，是我们必须面对的一个工作重点及难点。 H3~8ZG4:5hw,?,F
解决方案
一、针对收集工作难点，可采取以下对策： A6.3WA9~1Eo7=9K
1、通过宣传、教育等多种手段，不断加强学校档案意识，逐步让各部门认识到档案的重要价值以及归档工作的必要性。 K4~2Or6=1NB,+4O
2、健全档案的归档制度，与检查指导和奖惩制相互结合起来，从而使各部门重视档案资料的移交工作。 X8~9jJ7.1gg1+7o
3、学校各部门都需配备一名兼职档案管理员，并确保人员的稳定，最好是各部门的在编内勤人员，避免兼职档案管理人员变更频繁的现象，以确保档案资料的收集、移交、归档工作顺利并及时完成。 C6~6Dk,-7Yg8~9u
二、针对数字化工作难点，可采取以下对策： T6=1Re5;,nE,!5W
1、购买服务器，搭建档案馆独立的内网，以保证信息安全保密。 j29Bg99Pu6+5K
2、配备计算机专业技术人员，以保证档案管理系统的正常运转，例如档案管理软件的升级和维护，以满足档案数字化建设的需要。 P6=2jp2=1rJ4~3q
3、采取业务外包方式，选择合适的并具有资质的档案业务外包公司，以协助我校档案数字化工作在短期内迅速达标。 A6~2nB7:8al7-1b
三、针对老档案抢救工作难点，可采取以下对策： E8;,LP4.8sm3:4C
1、向全校及全社会公开征集档案资料，发挥社会民间力量，加大老档案收集力度，确保散存的老校档案资料全部归档。 Y8!6IS,;4YD9?5a
2、加强全校档案安全体系建设，确保老档案实体和信息安全。充分利用新馆配备的多种现代化设施设备，提高档案保管水平，避免老档案二次受损。 t,:1AC5:2JR9:3j
3、抓紧对受损的老档案原件进行必要的修复，并尽快启动老档案数字化工作。 K5:3En1;9OG7~2a
四、针对电大档案工作难点，可采取以下对策： u1=7zW1!10O4:2B
1、设置档案馆（电大分室），采取我馆统一领导，电大分室管理的方式开展档案工作。 w38oB3~7KL4!2Z
2、配备专职的档案管理员，以满足人员需求；配齐密集架、防磁柜、电脑、扫描仪等必需的设施设备，以满足物资需求。 I1+8DD9+2XN9.7R
思考与展望
回顾我校档案馆建设所走过的历程，有苦也有甜，更多的欣慰于我们的收获：提高了对档案的认识，明晰了未来的发展思路。 Q8.9rS2?1hm1:1a
（一）先向AA级达标靠拢，再向AAA级达标努力。建规范化、科学化、现代化的高职院校档案馆，争取走在全国高职院校前列。 N7~4zw4?7UW,;,W
（二）解放思想、更新理念，依托先进的网络信息技术，建设服务型、研究型、知识型的数字档案馆，最终将我校档案馆建设成为“知识信息中心”。 b6!5WY1=5Vi7~,q
回首两年多的建设，我们虽然取得了一定的成绩，但展望国内一流高职院校档案馆的建设目标，我们感到任重道远。成绩面前不骄傲，困难面前不气馁，武汉软件工程职业学院档案人以压力为动力，力争档案工作不断上新高。期望大家一如既往的给予大力支持。 E1+9We9?7uP1~5H
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