广东工业大学档案馆简介
广东工业大学档案室于1995年由原广东工学院、广东机械学院、华南建设学院东院合并而成。于2007年成立广东工业大学档案馆，副处级建制，是国家二级科技事业档案管理单位。 T99yR9~8Pt2~,L
人员构成：十二个专职档案员、七十四个兼职档案员、各部门分管档案工作的领导。 t5:1mH1;4RQ67M
馆舍情况：学校档案馆现有馆库面积2295平方米，其中东风路馆区共1615平方米，大学城馆区680平方米，划分为九个功能区域，分别设馆长室、办公室、对外查阅室、会议室、计算机室、整理室、馆藏库房、特殊载体档案室、人事档案室、学生档案室。 z9:9Xh1!5WK5!2r
档案全宗：馆藏档案主要分为广东工学院、广东机械学院、华南建设学院东院和广东工业大学四个全宗。 u4;2oB,?,Uy5?9B
档案门类：馆藏档案门类分为上级文件、行政档案、党群档案、教学档案、财会档案、基建档案、出版档案、科研档案、设备档案、声像档案、外事档案、实物档案、人物档案、专题档案等十四类综合档案、学生人事档案以及教工人事档案。 g,-4lR3+7yh5+7j
体制改革：贯彻落实中办、国办和省委办、省府办两个两办意见，2015年我校印发《关于加强和改进新形势下我校档案工作的意见》（广工大校字[2015]32号），改革我校档案管理体制机制，将原分散在档案馆、学生处、人事处、研究生院的各类档案实行机构、功能、队伍三整合，实行集中统一管理。 c4?1xI9.5wp,5Z
【档案馆工作职责】 X4-4IL8!4lT,.7Y
学校档案馆既是学校档案工作的职能部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。其主要职责如下： F4;,yX28ba2?6N
1．认真学习、贯彻《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《广东省档案条例》等法律、法规和上级关于高校档案工作的各项指示、规定，实行依法行政，依法治档。 I7-7jZ,!7pd7~2s
2．以求真务实，开拓创新的工作作风和围绕中心、服务大局的工作宗旨，努力学习，勤奋工作，严格管理，全面履行档案馆存史、管理、服务的职能。 d,!1XZ,!2KT68I
3．拟定全校档案工作年度计划，制定档案馆中、长期发展规划，制定学校档案工作规章制度，指导、监督、检查各项制度的落实情况； P,:5qM3?1sJ,~1g
4.全面负责学校党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物、学生档案、人事档案等门类档案的管理工作； X6.8zL2?7nS7+8A
5．严格实行部门立卷归档制度，指导、检查、协助各部门做好预立卷和归档工作，确保档案齐全、完整、规范。 J1-,uu6:,Kn4;,z
6．负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料工作，实行集中统一管理。 e9:3Ml81XK6;8G
7．建立健全学校档案工作网络，做好全校档案人员的业务培训，开展档案工作检查、评比、总结、表彰工作。 B,;1rj7:4WK71q
8．参加学校信息工作整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源为校内外人员利用本校档案提供优质服务，拓宽档案开发领域； x2-,XT23zf1~6k
9．负责开展馆际之间的交流协作，做好馆内外档案宣传和教育工作。 P8;3Kx6!8Kq38k
10．开展多种形式的档案信息咨询、利用工作，主动、有效地为学校和社会提供优质服务。 R9;8fa,=1WZ2!7c
11．开展档案学术研究和交流活动，组织档案人员撰写论文，不断提高档案工作管理水平。 R9:7zb2?5jc9=9i
12．举办档案知识、档案文化宣传教育活动，增强全校师生员工的档案意识，树立人人重视档案、积累档案、维护档案、利用档案的观念。 m9:9dY1;5Bd3?5T
13．加强库房科学、安全管理，做好馆藏档案的修复、销毁工作。严格执行档案安全保密制度。 07.7LE6.6IW7:2n
14.完成学校交办的其它工作。 z3?8ld2;,Bk9:4U
办公室工作职责: X9;5HU5=6us9?9D
1、协助馆领导处理馆内日常行政事务，组织拟订馆内工作制度，协调全馆工作；以馆的名义发布通知、通告等； b28OQ37GQ8+,m
2、负责各类文件、通知的收发、呈送、传阅、督办和立卷归档工作；负责馆内报刊、资料、信件的订购、收发工作； l,;6yD3!8JY6=,i
3、协助馆领导组织全馆性活动，组织安排有关会议，对重要会议作好记录，形成纪要； s5?6BT2,lJ2-1G
4、负责馆印章掌管工作；负责馆内办公设备、用品的配置及经费报销工作； D4~7NH9-,eQ5!5I
5、负责档案宣传工作，协助馆领导做好外发稿件的审核与发布；协助馆领导做好对外联系和接待工作； 05+4no3=4pv4-3h
6、协助馆长做好馆内人事管理工作，包括年度考核、人员招聘、岗位聘任、聘用、离退休人员的联系、慰问、信访等工作； o6~2Qw4=9FX5.9k
7、协助馆长做好部门年度预算申报、各项经费的使用管理及报销等财务工作； d5=2Xy4=9eu5?,m
8、协助馆领导完成广东省高校档案协会工作，省直单位档案工作协作组各项工作； Q3?8xf5!30Z2~7l
9、负责馆内学生助理的管理工作； K9;2un,?9PG4:5Z
10、业务工作：协助做好档案保管利用； g9:,ja9?4yu1.8n
11、完成校、馆领导交办的其他各项任务。 B6!5Wj9.5xb5~6a
综合档案室和大学城综合档案室工作职责: H7?,hE7.8Ed2~8L
1、制定、完善并负责执行所分管类别的收集指导、培训考核、馆藏档案的保管、借阅、保密、统计、鉴定、销毁和库房管理等规章制度； y,3eX2;7AK6=8S
2、负责对全校各立卷单位的档案工作法律法规执行情况进行监督与检查，执行部门立卷制度，做好对全校各立卷单位及其档案员的业务指导和培训、考核管理工作； Q8.1Az9+,Hf73F
3、负责馆藏档案实体消毒灭菌、排架入库、统计登录等工作；协助馆领导开展馆藏档案的数字化工作，负责做好档案出入库登记和检查工作； d2,Yi3?,Ye8-6v
4、综合档案室负责对全校各类档案（基建档案、财会档案、实物档案除外）的收集、接收、分类、编目、统计等工作，大学城综合档案室负责对全校基建档案、财会档案、实物档案的收集、接收、分类、编目、统计等工作，两部门都要实施纸质和电子文档双套制归档，并做好档案的利用和服务工作； O,!,Td2?,tw6?2H
5、做好各类涉密档案的立卷指导、安全移交工作； J3!1Gc,=3rs,~8B
6、做好“防水、防火、防盗、防虫、防光、防尘、防有害气体及湿度控制”等档案实体的保护和管理工作，维护和确保所分管类别档案的完整与安全； J8=7Pg22CJ6=6T
7、配合信息技术部，完善档案管理系统的应用；负责档案基础数据汇编、续编等基础编研工作；积极开展档案信息资源开发工作； v,?8nD6.6HI6-1w
8、对涉密档案实行专人、单机、专门库房管理，做好已入库涉密档案的安全保管和安全利用，杜绝失密、窃密和泄密事件的发生； y3;2nv,:4cx8+,s
9、完成馆领导交办的其他各项任务。 N3=9JK7!4Cm,+2n
信息技术室工作职责: x3:4ph,:5Cy2,f
1、负责全馆档案信息化工作，协助馆领导拟定数字档案馆建设规划，并负责贯彻和分步实施； 016Zu7;8R017s
2、负责制定和完善广东工业大学电子文档归档、电子文件元数据、档案信息采集、整合和安全管理等方面的各类标准与制度； j9:5DP,2Sk,-2x
3、负责全馆各类应用系统的开发、维护和完善工作，确保档案管理系统、人事档案管理系统、学生档案管理系统和数字档案馆门户的正常运行与安全维护； D8~9vd8.,vt9:7j
4、负责声像档案、、重大活动档案、实物档案的收集、整理工作； w2-8qn8;6uU3+2I
5、负责全校毕业研究生电子版学位论文的网上审核、归档工作； H3~5Ht5=5pv1?3v
6、负责各类档案数据库的日常管理、维护及利用工作；协助做好涉密档案数据库的安全与保密工作，确保涉密数据与校园网物理隔离；负责档案数据安全备份及异地保管工作； i5?5kJ9!1kZ1:5x
7、协助监督指导部做好电子文件归档；协助馆领导做好馆藏档案的数字化工作，负责档案数据检查、挂接及安全管控；与馆内有关科室合作，共同参与各类专题的档案信息编研工作，积极开展档案信息资源开发； n3:8Ji96Jf6=2E
8、负责电子文件归档等业务培训的技术指导与支持；负责馆内工作人员计算机应用的培训指导和技术支持； p4=8BL1?7qZ,2P
9、负责全馆各类设备（包括计算机、网络设备、打印机、空调、去湿机等）的采购、管理、维护和报废工作，确保各类设备的正常运行，确保各类服务器的正常运行； e7-3qV1?5Ux7;6p
10、全馆档案信息的网上发布，档案馆网页的规划与维护、运行和内容更新工作； o8;3M09?6KK2+2T
11、协助领导做好广东省高校档案工作协会工作； C,?,zW3~4Jl7;,h
12、完成馆领导交办的其他各项任务。 T,-5cR3~7fS,:7W
教工人事档案室工作职责: A5:8ir3?3wG7~6v
1、管理全校教职工的人事档案，为学校和国家积累档案史料； l3?1yP9+3ay2:5S
2、完善教工人事档案收集、整理、利用及转递等工作规章制度，包括《干部人事档案管理人员职责》、《干部人事档案日常管理工作制度》、《干部人事档案整理制度》、《干部人事档案库房管理制度》、《干部人事档案查借阅制度》、《干部人事档案转递制度》等； k1;8Kh7;6lw,+9f
3、负责教工人事档案的接收、整理及转递等工作； c4=6Tn5~4Fi,+5F
4、负责教工人事档案材料归档的业务指导工作； v2:2ns16rF4=2w
5、负责教工人事档案查阅、借阅、转类、统计等工作； O2.3no5+5wW9!7J
6、负责教工人事档案的安全、保密及库房安防管理工作； e5?9UZ8:7qj4!3X
7、做好教工人事档案的数字化工作，配合信息技术部做好教工人事管理系统开发和应用工作； q3=5gs4-9iu1~3U
8、完成校、馆领导交办的其他各项任务。 N5+3Wr2+8gm2?9u
学生人事档案室工作职责: O8+7mo9!4Dv8.,D
1、负责完善学生人事档案管理工作规范及规章制度，并贯彻落实； A9.2uX25en5.9d
2、负责学生人事档案材料归档的业务指导工作； K2:2Vi1~,sF8!6O
3、负责学生人事档案的接收、整理及毕业生档案转递等工作； Y15Wj2+3PV2~3S
4、负责学生人事档案的咨询、利用工作； k45N0,?8Ls6=7I
5、负责学生人事档案的安全及库房安防管理工作； o9!1nP5+5mw,4I
6、积极探索学生人事档案的现代化管理技术，配合信息技术部做好学生人事管理系统开发和应用工作； o1!4JE9~4QX5.9V
7、完成校、馆领导交办的其他各项任务。 h8~4fM,~5SB89l
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